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EL ARTE DE LA ESTRATEGIA

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Planificar y programar, gestión del tiempo

Liderazgo y rendimiento > Rendimiento > Rendimiento. Planificación

Existe cierta confusión entre planificar y programar. Con frecuencia se entiende que la diferencia entre una y otra viene marcada por el horizonte y el grado de detalle: la planificación, de acuerdo con estos criterios, abarcaría un plazo más largo y tendría menos definición que la programación.


Planificar y programar, gestión del tiempo

Sin embargo, de este modo, las fronteras no quedan suficientemente definidas.

Planificar es decidir qué se ha de hacer.
Programar es decidir cuándo se ha de hacer.

La
programación implica la asignación de los recursos más importantes y escasos; entre ellos, el tiempo. Cuando afecta a un equipo, la programación tiene por otra parte, carácter ejecutivo; implica un orden de trabajo.

La
planificación y la programación deben ser tan ágiles y tan flexibles como lo permitan el trabajo y el propio estilo personal de cada uno. Lo importante es decidir, con la antelación suficiente, qué se quiere alcanzar; qué actividades se estiman necesarias para ello; qué recursos se consideran precisos; y en qué momentos se deben iniciar o tener terminadas las citadas actividades. Es evidente el papel esencial que el factor tiempo juega en todo este proceso.

La adecuada
programación es, sin duda, el medio más eficaz de acortarlo. Al asignar tiempo a una actividad es preciso tener en cuenta que solemos ser más bien optimistas acerca de lo que creemos poder hacer en un período de tiempo dado programar nuestro tiempo requiere un compromiso entre asignar demasiado tiempo (que se consumirá como nos advierte Parkinson) o demasiado poco (con lo que caeremos en la cuenta de que Murphy también llevaba razón al señalar que todo requiere más tiempo del que parece). No se tienen en cuenta, tampoco otras leyes sobre el manejo del tiempo. Al estimar el tiempo necesario antes de empezar, se descubre, por otra parte, si se está tratando o no de abarcar demasiado. Las expectativas poco realistas sólo generan frustraciones.


Planificar y programar, gestión del tiempo

Pensar en el
factor tiempo desde el principio amplía las opciones y aumenta la probabilidad de alcanzar buenos resultados. Ante todo, programe sus actividades con flexibilidad suficiente para poder atender temas imprevistos pero interesantes. El grado de flexibilidad que usted necesita puede ser muy diferente al de otras personas. Su registro del tiempo le ayudará a evaluar cuántas cosas inesperadas le acaecen a diario y cuánto tiempo le ocupan. Según el tipo de trabajo, el tiempo que ocupan los imprevistos puede variar de modo importante. Hay quien necesita sólo un 30% de su tiempo, mientras que otras personas pueden requerir hasta un 80%. Por regla general, la mayoría de nosotros necesitamos por lo menos del 50% al 75% de nuestra jornada.


Planificar y programar, gestión del tiempo. Tempus fugit

Esto requiere programar sólo entre el 25% y el 50% de nuestro
tiempo, dejando disponible el resto para lo que, sin duda, nos acabará por llegar. Prográmese primero las cosas más importantes para los períodos en que se sienta más eficaz y tenga menos probabilidad de ser interrumpido (evite por tanto hacerlas en las horas inmediatas a la pausa de mediodía. Reserve largos períodos de tiempo sin interrupciones para tareas realmente importantes. Las terminará en menos tiempo y con mejores resultados.

Establezca una "hora tranquila" para bloquear estos períodos de
tiempo. Si es necesario, váyase de la oficina para poderlos encontrar. Trabaje allí donde encuentre facilidades para ser eficaz.

Fuente: Revista Emprendedores

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